Bądź produktywna, nie zajęta! Poznaj 5 narzędzi, które Ci w tym pomogą

18 kwiecień 2021 | CZERWONA SZPILKA RADZI | 0 komentarzy

Ciągle w akcji. Praca pali Ci się w rękach, a doba wiecznie wydaje się za krótka. Znasz ten scenariusz? Nieustanny ruch bywa ekscytujący, ale jeśli czujesz, że wcale nie pomaga Ci on realizować Twoich celów – pora się zatrzymać. Jesteś produktywna, a może tylko zajęta? Naucz się dostrzegać różnicę i wprowadź do swojego życia pozytywne zmiany.

Zajętość to bardzo modny stan. Promują go szefowie, współpracownicy, nawet całe grupy społeczne – w pewnych kręgach brak zajętości odbierany jest jako lenistwo czy wręcz niekompetencja. Bardziej liczy się to, CZY robisz, niż to, CO robisz… bo przecież zajęta możesz być równie dobrze przeglądaniem Facebooka albo czytaniem Pudelka. Możesz bez celu przerzucać papiery, odpływać gdzieś w odmęty Internetu, a nawet uzupełniać jakieś pozornie ważne tabele i nikt nie zarzuci Ci, że nic nie robisz. Jesteś zajęta. Ba! Po całym dniu takich działań jesteś też zmęczona. Ale czy produktywna?

Zaczyna się od priorytetów

Produktywność polega na optymalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów – w tym przypadku czasu. Czyli: im lepiej wykorzystujesz swój czas, tym bardziej produktywna się stajesz. Nie chodzi o to, by robić więcej czy szybciej, ale o to, by zajmować się sprawami, które naprawdę mają znaczenie. Na nic liczenie gwiazd, gdy Twoje marzenia i cele czekają na spełnienie.

Jak możesz przestać być zajęta, a zacząć być produktywna? Podstawa to świadomość własnych priorytetów. Często po prostu zapominamy o tym, co jest ważne i dajemy się pochłonąć „zapychaczom” – czyli takim działaniom, które zajmują czas, ale nie przynoszą wymiernych rezultatów. Warto więc na co dzień pamiętać o sprawach istotnych czy wręcz kluczowych dla rozwoju, czy to osobistego, czy firmy. Istnieje cały szereg narzędzi, które Ci w tym pomogą.

  1. Prowadź kalendarz

Prowadź – a nie tylko kup piękny kalendarz, który będzie świetnie wyglądał na biurku i cieszył oko ? Zapisuj to, co masz do zrobienia i w miarę możliwości nadawaj kolejnym zadaniom ramy czasowe. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zarządzać swoimi priorytetami, zyskasz poczucie poukładania, a jeśli dotychczas żyłaś w chaosie – nawet kilka dodatkowych godzin w ciągu dnia.

  1. Użyj matrycy Eisenhowera

Jeśli mimo wszystko nadal masz trudność z ustalaniem priorytetów, użyj matrycy Eisenhowera. To narzędzie stare jak świat, ale wciąż bardzo przydatne. Z jego pomocą podzielisz swoje zadania na 4 sekcje: zadania ważne i pilne, ważne i niepilne, zadania nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne. Osoby „zajęte” mają tendencję do koncentrowania się na dwóch ostatnich grupach, podczas gdy osoby produktywne skupiają się na ważnych działaniach.

Taka matryca rozpisana na kartce pomoże Ci otrząsnąć się z trybu zajętości. Możesz ją stosować zarówno do zarządzania zadaniami w pracy, jak i w domu – wszędzie tam, gdzie czujesz, że jesteś zbyt zajęta.

  1. Zastosuj technikę Pomodoro

Czasami trudno jest zabrać się do produktywnej pracy. Wzywa Facebook, telefon czy wspomniane już papierki do przerzucania… W takich sytuacjach pomaga technika Pomodoro. To taka metoda organizacji czasu, w której pracujesz w cyklach: 25 minut działania – 5 minut przerwy. Powtarzaj schemat 4 razy, a przy kolejnym „pomidorze” zrób sobie dłuższą przerwę na posiłek czy odpoczynek. Zobaczysz, jak szybko wyeliminujesz ze swojego dnia rozpraszacze i jak wiele uda Ci się zrobić!

  1. Poznaj zasadę 5 minut

Jeśli wiesz, że coś nie zajmie Ci więcej niż 5 minut, zrób to od razu. Jeśli właśnie przyszło Ci do głowy właśnie takie zadanie – tak, zrealizuj je teraz ? Nawet nie zdajemy sobie sprawy, że w ciągu 300 sekund możemy popchnąć do przodu wiele spraw. To czas, żeby umówić się na dawno odkładaną wizytę u lekarza, potwierdzić spotkanie, zaktualizować kalendarz, zrobić porządek w skrzynce odbiorczej czy zlecić wykonanie zadania pracownikowi.

  1. Odpoczywaj!

Wynikiem zajętości jest zazwyczaj zmęczenie, a nie, jak chciałybyśmy wierzyć, spektakularne rezultaty. Zmęczenie z kolei powoduje, że odkładamy produktywne zadania na później. Tak zamyka się błędne koło… A wystarczy po prostu odpocząć.

Organizuj sobie przerwy w ciągu dnia, np. używając techniki Pomodoro, a w kalendarzu zapisuj czas, który poświęcisz na relaks. Nie bój się czasem odmówić komuś spotkania w danym terminie, odpuść mycie naczyń – gdy czujesz, że potrzebujesz chwili oddechu, po prostu ją znajdź. Wypoczęta = produktywna, zapamiętaj to równanie.

Różnica między produktywnością a zajętością jest kolosalna… tylko czasami jesteśmy zbyt zajęte, by ją dostrzec? Mamy nadzieję, że spojrzysz z dystansu na swój dzień i zastanowisz się nad tym, jak go spędzasz. Być może właśnie Tobie potrzebna jest dawka produktywności, żebyś w końcu mogła zawalczyć o swoje marzenia?

O CZERWONEJ SZPILCE

Kobieta w czerwonych szpilkach jest, charyzmatyczna, ambitna i odważna w realizacji celów, a jednocześnie dumna ze swojej kobiecości. Codziennie przekracza swoje możliwości i chce być najlepszą wersją siebie. Chcemy, aby takich kobiet było jak najwięcej. Dlatego właśnie powstała Czerwona Szpilka – wyjątkowa społeczność, w której kobiety  mogą wspierać się w rozwoju zawodowym i osobistym.

SZPILKOWY NEWSLETTER

Bądź na bieżąco z działaniami Czerwonej Szpilki! Zapisując się do newslettera otrzymasz od nas darmowego e-booka: „30 pomysłów na posty – Facebook/ Instagram”.

Kategorie

Podobne wpisy

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *