Gadżety reklamowe na event firmowy promują markę tylko wtedy, gdy uczestnicy sięgają po nie jeszcze długo po zakończeniu wydarzenia. Żeby tak było, gadżet musi być przemyślany, estetyczny i użyteczny, a jego wybór warto zaplanować razem z zaproszeniem, oznakowaniem przestrzeni i upominkiem na zakończenie. 

Jak przygotować oprawę wydarzenia firmowego, wyjaśnia Katarzyna Kulik-Fijał z Kreatywnej Drukarni JANTER we Wrocławiu – firmy, która od ponad dwudziestu lat projektuje i drukuje materiały dla marek, w tym gadżety reklamowe z logo.

„Organizując wydarzenie firmowe, zazwyczaj najwięcej uwagi poświęca się temu, co będzie się działo na scenie, kto będzie prelegentem i jak będzie wyglądał cały program, rzadziej zaś poddawane są analizie elementy odbioru marki, z którymi uczestnik ma kontakt, zanim jeszcze usiądzie na swoim miejscu, a także długo po tym, gdy wydarzenie dobiegnie końca”.

– Katarzyna Kulik-Fijał

Co decyduje o tym, jak uczestnik zapamięta wydarzenie firmowe?

Uczestnik zapamiętuje wydarzenie firmowe przede wszystkim po tym, jak się zaczęło i jak się skończyło. Program i wystąpienia prelegentów mają znaczenie, ale obraz całości kształtują pierwsze wrażenie, zakończenie i to, co zostaje mu po powrocie do codziennych obowiązków. Na każdym z tych etapów główną rolę odgrywają materiały drukowane na wydarzenie firmowe i gadżety reklamowe na event firmowy.

Pierwsze wrażenie pojawia się, zanim goście dotrą na miejsce. Już zaproszenia na event firmowy pokazują im, czego mogą się spodziewać: format, rodzaj papieru i staranność wykonania odróżniają zwykłe spotkanie od wydarzenia przygotowanego z dbałością o szczegóły. Na miejscu to wrażenie potwierdza albo osłabia oznakowanie wydarzenia: ścianka, roll-upy, identyfikatory i kierunkowskazy.

Zakończenie ma większe znaczenie, niż sugeruje czas, który zajmuje. To ostatnie, co uczestnik przeżywa na wydarzeniu i z tym obrazem wraca do domu. Zakończenie tworzą pożegnanie i upominki dla uczestników konferencji, gali czy spotkania firmowego, wręczane przy wyjściu. Dlatego to, co uczestnik dostaje na koniec, wpływa na ocenę całego wydarzenia.

Po powrocie do pracy wspomnienia szybko bledną. Podtrzymują je tylko gadżety reklamowe i materiały, z których uczestnik nadal korzysta. Gdy takich nie ma, marka odchodzi w niepamięć razem z wydarzeniem.

Dlaczego zaproszenie, oznakowanie i upominek warto zaplanować razem?

Ponieważ uczestnik nie ocenia ich osobno. Zaproszenie, oznakowanie sali i upominek składają się w jego pamięci na jeden obraz marki, dlatego powinna je łączyć spójna identyfikacja wizualna wydarzenia.

„Myśląc o projekcie zaproszenia, formie, w jakiej jest wydrukowane, a także o oznakowaniu przestrzeni czy upominku wręczanym na zakończenie powinniśmy patrzeć na nie jako o spójnym doświadczeniu z daną marką, a nie jako oddzielnych elementach organizacji eventu. Bo uczestnik nie zapamiętuje ich osobno. Zapamiętuje natomiast to, jakie wrażenie wywarły na nim holistycznie”.

– Katarzyna Kulik-Fijał

W praktyce spójność oznacza wspólną kolorystykę, krój pisma, sposób użycia logo i styl grafik na wszystkich materiałach. Najtrudniej utrzymać kolor. Ten sam odcień wygląda inaczej na papierze powlekanym, niepowlekanym, tkaninie i plastiku, a gdy każdy element powstaje u innego wykonawcy i w innym terminie, różnice szybko stają się widoczne. Dlatego całość najlepiej zaprojektować od razu, a druk i znakowanie zlecić tak, żeby ktoś pilnował zgodności wszystkich elementów.

Zaproszenie na event firmowy – projekt i forma druku

Zaproszenie warto zaprojektować jako pierwsze, bo wyznacza styl dla pozostałych materiałów. O jego odbiorze decyduje nie tylko grafika, ale też forma druku: gramatura i faktura papieru, format, koperta oraz uszlachetnienia, takie jak tłoczenie, złocenie czy lakier wybiórczy. Drukowane zaproszenia na event firmowy gość bierze do ręki, więc ocenia je także dotykiem.

Oznakowanie przestrzeni wydarzenia

Dobre oznakowanie wydarzenia pozwala gościom poruszać się po miejscu bez pytania o drogę, a przy tym na każdym kroku przypomina, czyje to wydarzenie. Kierunkowskazy, identyfikatory, tabliczki na stołach i plansze z programem powinny być czytelne z odległości i powtarzać grafikę z zaproszenia, żeby uczestnik od razu rozpoznał, że jest we właściwym miejscu. Szczególną rolę odgrywa ścianka: zdjęcia zrobione na jej tle trafiają do mediów społecznościowych, więc logo widzą także osoby, których na wydarzeniu nie było.

Upominek dla uczestników na zakończenie

Upominek zamyka wydarzenie, dlatego powinien pasować zarówno do jego charakteru, jak i do osób, które go otrzymają. Inny sprawdzi się na konferencji branżowej, inny na gali czy jubileuszu firmy. Liczy się też opakowanie: torba lub pudełko z tą samą grafiką, co zaproszenie domyka całość i sprawia, że upominki dla uczestników konferencji czy spotkania firmowego stają się ostatnim elementem tej samej historii, a nie przypadkowym dodatkiem.

Czy logo na gadżecie wystarczy, żeby promował markę?

Nie. Gadżet promuje markę dopiero wtedy, gdy uczestnik chce go używać. Przedmiot, który trafia do szuflady albo do kosza, nikomu marki nie przypomni, a jeśli jest tandetny, może wręcz zaszkodzić jej wizerunkowi, bo jakość upominku gość przenosi na firmę, która go wręczyła.

„Podobnie ma się sytuacja z gadżetami reklamowymi. Samo umieszczenie logo na przedmiocie nie sprawia jeszcze, że staje się on nośnikiem marki. Dzieje się to dopiero wtedy, gdy jest on na tyle dobrze przemyślany, estetyczny i użyteczny, że ktoś naprawdę chce po niego sięgać także po zakończeniu wydarzenia. Właśnie w takich momentach marka pozostaje obecna w codzienności odbiorcy w sposób naturalny”.

– Katarzyna Kulik-Fijał z Kreatywnej Drukarni JANTER

Jakie cechy powinien mieć gadżet reklamowy na wydarzenie firmowe?

Dobre gadżety reklamowe na event firmowy spełniają trzy warunki. Są przemyślane, czyli dobrane do uczestników i ich codzienności, dlatego, zanim zapadnie decyzja, warto zapytać, kim są goście, czym się zajmują i czego mogą potrzebować w pracy lub poza nią. Ten sam przedmiot ucieszy jedną grupę, a dla innej będzie zbędny.

Są estetyczne. Liczy się jakość materiału, staranne wykonanie i kolorystyka zgodna z marką. Logo nie musi zajmować połowy powierzchni: małe, dobrze umieszczone oznakowanie wygląda lepiej i sprawia, że przedmiot chętniej się pokazuje. Technikę znakowania, na przykład grawer, haft, tampodruk czy sitodruk, dobiera się do materiału, tak żeby nadruk nie zniszczył się po kilku użyciach.

Są użyteczne. Najdłużej zostają z odbiorcą rzeczy, po które sięga regularnie: przy biurku, w podróży, w drodze do pracy. Każde takie użycie to kolejny kontakt z marką, który nie wymaga od firmy żadnych dodatkowych działań.

Gadżety reklamowe na event firmowy i materiały drukowane – na co zwrócić uwagę przy zamówieniu?

Zamawiając gadżety reklamowe na event firmowy i materiały drukowane na wydarzenie firmowe, trzeba pilnować terminów, próbnych wydruków, wielkości nakładu, personalizacji i dostawy na miejsce. Od tych szczegółów zależy, czy to, co organizator zaplanował, trafi do uczestników w takiej formie, jaką sobie wyobraził.

Terminy
Harmonogram zamówienia układa się od daty wydarzenia wstecz. Zaproszenia na event firmowy muszą dotrzeć do gości z wyprzedzeniem, a czas produkcji gadżetów zależy od techniki znakowania i wielkości nakładu. Zamówienie złożone w ostatniej chwili zwykle ogranicza wybór do tego, co akurat jest w magazynie.

Nakład
Lista gości zmienia się do ostatniej chwili, dlatego identyfikatory i upominki dla uczestników konferencji czy innego wydarzenia firmowego zamawia się z niewielkim zapasem. Gość, dla którego zabrakło identyfikatora albo upominku, zapamięta to dłużej niż program.

Personalizacja
Imię i nazwisko na zaproszeniu, identyfikatorze czy upominku pokazuje gościowi, że organizator przygotował wydarzenie z myślą o nim. Personalizacja wymaga jednak aktualnej listy uczestników, więc jej termin trzeba uwzględnić w harmonogramie.

Dostawa
Materiały powinny dotrzeć na miejsce na tyle wcześnie, żeby przed przyjazdem gości można było rozstawić oznakowanie wydarzenia, rozłożyć identyfikatory i przygotować upominki. Warto też ustalić, kto je odbierze i gdzie będą czekać na rozpoczęcie wydarzenia.

Podziękowanie
Ostatnim drukowanym materiałem może być podziękowanie wysłane kilka dni po wydarzeniu. Dociera do gości, gdy wrażenia już słabną i przypomina, kto ich zaprosił.

Wszystkie te szczegóły decydują o tym, czy goście odbiorą wydarzenie jako dopracowane w całości.

„Mam przekonanie, że największą wartość mają te wydarzenia, w których każdy detal opowiada tę samą historię. Bo ostatecznie nie chodzi o to, z czym uczestnik wychodzi w ręce. Znacznie ważniejsze jest to, z jakim wrażeniem wychodzi z całego spotkania”.
– Katarzyna Kulik-Fijał

Magdalena Szewczuk

FAQ – najczęściej zadawane pytania o gadżety reklamowe na event firmowy

Czy gadżety reklamowe na event firmowy można zamówić z własnym logo?

Tak, gadżety reklamowe na event firmowy zamawia się zwykle właśnie z logo firmy. Nanosi się je techniką dobraną do materiału, z którego wykonany jest przedmiot. Do zamówienia potrzebny jest plik z logo, najlepiej w formacie wektorowym, bo tylko taki można powiększać i zmniejszać bez utraty jakości.

Jaką metodę znakowania wybrać do gadżetów reklamowych?

Metodę znakowania gadżetów reklamowych wybiera się według materiału i liczby kolorów w logo. Grawer sprawdza się na metalu, drewnie i szkle: jest trwały, ale daje jeden kolor. Haft stosuje się na tekstyliach, takich jak torby czy odzież. Tampodruk pozwala znakować małe i nieregularne powierzchnie, na przykład długopisy. Sitodruk dobrze wychodzi na płaskich powierzchniach i tkaninach, zwłaszcza przy większych nakładach. Druk UV umożliwia nadruk w pełnym kolorze na twardych materiałach i tekstyliach – ekonomiczny na mniejszych nakładach.

Czy upominki dla uczestników konferencji i dla partnerów biznesowych powinny być takie same?

Upominki dla uczestników konferencji i dla partnerów biznesowych nie muszą być takie same. Wszyscy uczestnicy powinni dostać to samo, ale prelegentom, partnerom i najważniejszym klientom można przygotować upominek wyższej klasy. Pozwala to utrzymać budżet na upominki dla wszystkich i jednocześnie wyróżnić osoby szczególnie ważne dla firmy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy, która wykona gadżety reklamowe na event firmowy?

Wybierając firmę, która wykona gadżety reklamowe na event firmowy, warto sprawdzić, czy pomoże dobrać gadżety do wydarzenia, czy zaprojektuje materiały, czy pokaże wzór przed produkcją całego nakładu i czy poda realny termin realizacji. Wygodnie jest, gdy projekt, druk i znakowanie można zlecić w jednym miejscu.

Czy gadżety reklamowe na event firmowy się opłacają?

Gadżety reklamowe na event firmowy opłacają się wtedy, gdy uczestnicy z nich korzystają. Tani przedmiot, który od razu trafia do kosza, jest stratą pieniędzy, a droższy, używany przez długi czas, wielokrotnie przypomina o marce. Dlatego gadżety ocenia się po tym, jak długo zostaną w użyciu, a nie po cenie jednej sztuki.

Czym zajmuje się Kreatywna Drukarnia JANTER?

Kreatywna Drukarnia JANTER od ponad dwudziestu lat obsługuje firmy kompleksowo, od projektu po realizację. Zajmuje się wydrukami poligraficznymi, gadżetami reklamowymi z logo, brandingiem i projektami graficznymi. Ofertę opisuje wizytówka Kreatywnej Drukarni JANTER na Portalu Ekspertek tutaj.

Czy Kreatywna Drukarnia JANTER realizuje zamówienia zdalnie?

Kreatywna Drukarnia JANTER współpracuje z klientami głównie zdalnie, więc gadżety reklamowe i materiały drukowane można zamówić bez przyjazdu na miejsce. Zamówienia można omówić z Katarzyną Kulik-Fijał.

Gdzie zamówić gadżety reklamowe na event firmowy we Wrocławiu?

Gadżety reklamowe na event firmowy we Wrocławiu można zamówić w Kreatywnej Drukarni JANTER. Firma przygotowuje gadżety z logo, zaproszenia i pozostałe materiały drukowane na wydarzenia, także w ramach współpracy zdalnej. Więcej informacji znajduje się na Portalu Ekspertek na profilu Katarzyny Kulik-Fijał.

Czy na Portalu Ekspertek znajdę inne sprawdzone ekspertki biznesu kobiet? 

Tak, zweryfikowane specjalistki znajdziesz w katalogu Portalu Ekspertek. Każda ma własną wizytówkę z opisem, specjalizacją i kontaktem, więc trafiasz wprost do konkretnej osoby.

Czym jest Portal Ekspertek? 

Portal Ekspertek to katalog, w którym specjalistki są widoczne niezależnie od zasięgów w social mediach, a Ty jednym kliknięciem docierasz do zweryfikowanej ekspertki w danej dziedzinie, bez przekopywania się przez Instagram czy przypadkowe polecenia z grup.